服务电话
企业管理文章

年终总结会怎么开才有效?柳传志推荐这个方法

发布人:admin     发布时间:2018-01-24 13:32
联想有一种称为复盘的学习方式:做一件事情,失败或成功,重新演练一遍。
 
大到战略,小到具体问题,原来目标是什么,当时怎么做,边界条件是什么,回过头做完了看,做的正确不正确,边界条件是否有变化,要重新演练一遍。
 
我觉得这是提高自己非常重要的一种方式。
 
 
说这些话的人是柳传志。复盘本身是围棋术语,指棋手下完棋后,在棋盘上重摆一遍,下得好的继承,下得不好的,探究怎样落子才更好。
 
柳传志先生第一个将复盘概念引入到做事中。在联想,复盘是三大方法论之一,有一套规范的流程。下面这些内容来自柳传志先生唯一审读并指导修改的图书《复盘》,我将重点给大家分享团队复盘的部分,为大家提供参考。
 
为什么要复盘?
 
因为我们太多人都犯了这个毛病——没有时间和精力将事情一次就做对,却有时间和精力重复一次次做同一件错事。
 
复盘,可以让我们看到在这件事情发生的过程中,究竟有多少是外在的不可控因素,有多少是主动的可控因素,有多少是运气使然,有多少是实力原因,从而让我们更好地认识自己和环境,既不骄傲自大,也不妄自菲薄。 
 
 
复盘的三种类型
 
 
复盘有三种类型:自我复盘、复盘他人和团队复盘。
 
1. 自我复盘
 
就是复盘自己做过的事情,可以随时进行,是个人获得成长的方便手段。
 
只要自己愿意,只要形成习惯,就可以随时、随地进行自我复盘。
 
其中最关键的是:第一,当复盘有所收获时,应该立刻拿出纸笔或记在电脑上,如果有可能还需要详细记录下思考的过程以及得出结论的事项。
 
第二,千万避免自我欺骗的陷阱,自我复盘一定要无情。
 
用柳传志的话说:“对待失败的事情要认真,要不给自己留任何情面地把这个事想清楚。”
 
2. 复盘他人
 
能够利用他人的事件让我们不花成本就获得成长。复盘他人一定要复盘标杆。
 
复盘他人之后有3种应对方法,你可以根据自己情况来选择:
 
一是跟风,这往往是弱小一方比如小企业或者创新力不足的企业首选;
 
二是借鉴,往往是自有品牌且资源充足的企业所做的,他们从对手行为中得到启发,进而提炼出不同的概念;
 
三是主动出击,这往往是有资源、有品牌的主体所采取的行为,因为它们的资源优势,有能力进行强力反击。
 
复盘他人时,要避免一种倾向:对他人的细节进行否定,以此来肯定自己。这种只看见别人的“坏”而看不到别人“好”的倾向,会让我们失去学习的可能。
 
3. 团队复盘
 
一般是多人,可以让成员获得成长。
 
团队复盘,不能流于形式,不是秋后算账,不需推卸责任,不能找人批斗。团队复盘应该是探寻真相求知求真的大会,是观点和思路交锋的大会,是验证逻辑的大会。
 
下面,我就给大家具体讲讲团队复盘应该怎么做。
 
 
团队复盘的三种角色
 
 
首先,在团队开始复盘之前,应该提前设置好引导人、设问人和叙述人三种角色。三者有明确的区分。
 
1. 引导人
 
引导人是复盘中的重要角色,他的职责是要保证讨论不会偏离主旨,按既定流程顺利进行。这样的职能定位,要求他既在复盘中,又在复盘外。
 
一般来说,职位高的人有担任引导人的天然优势,由于他在企业生活中的权威性,使得他的话语具有更大的影响力,更能决定复盘的进程。
 
要注意的是,引导不是主导。用一个例子就能说明二者的区别——在总理记者招待会上,主持人介绍人员,宣布答记者问开始,点名提问……在过程中,主持人是引导人,而总理是主导人。
 
引导是顺着思维逻辑的方向进行引领,顺势而为;而主导人是决定思维逻辑的方向,促使其发生。引导人的职能是保证复盘流程的顺利进行,所以,引导人应该做程序的权威,而不是观点的权威。
 
2. 设问人
 
设问人需要通过提出问题,和大家一起探索出事情的本质,发现隐含在事情中的规律。可以说,好的设问人和好的问题,是复盘能否成功的关键,因为——答案就隐藏在问题之中。
 
问问题的第一个技巧,就是不停地追问。第二个技巧是多用疑问句(开放性的,有指向性但又不那么明确),少用甚至不用反问句(挑战性的)。
 
问题可以采取一定的顺序进行,问题之间应该是步步递进的关系。一般说来,问题分为两个层面:信息层面、思维层面,分别有不同的问法。
 
信息层面就是事实层面。叙述人对事件情景重现之后,必然会包含很多信息。追问的目的,就是要发现是否遗漏了关键信息,叙述人是否用自己的认识替代了信息。
 
在信息层面,要通过追问保证大家思考的起点建立在客观真实的基础上,结论才更靠谱。
 
思维层面上,要通过追问探讨信息之间的关系,判断他的逻辑,推演叙述人当时的思维波动,思考他的思考,然后可以探寻到他对于该事件的一些最根本的认识以及逻辑起点。
 
3. 叙述人
 
叙述人是复盘的基础,复盘的内容就建立在叙述人的叙述和回答之上。
 
叙述人的态度,直接决定了复盘的氛围。所以,叙述人一定要超脱,要站在自身之外,客观地俯瞰整个事件。
 
另外,叙述人要做到真实、完整地呈现复盘事件,应该深入到细节之中,提供最末梢的事件信息。
 
 
团队复盘的内容
 
这部分讲的内容就是复盘时大家要讨论的内容。
 
复盘时,我们需要探讨的问题是这三个:
 
1. 现在情况如何?
 
这个问题要求的是纯事实呈现,只提供信息,不夹杂任何观点。目标没达到就是没达到,不要去说从一个角度讲没达到,从另一个角度讲又达到了的混乱逻辑。
 
事实和观点,在我们的习惯中常常搞混,比如这个苹果很好吃,就是一个观点,但很多人常常将之作为事实。
 
此外,当问这个问题时,自然涉及“当时定的目标是什么”。
 
就像我们定了一个爬上山顶的目标,两小时后我们问“现在情况如何”,可能的回答是“我们在半山腰”。不管怎么回答,都暗含着与目标的关系。
 
所以我们问“现在情况如何”时,也要将目前的情况与原来设定的目标进行对比,把握事情进展,判定事情是否按我们的预期在发展。
 
2. 当时是如何决定的?
 
问这个问题,最深层的原因是因为,我们要知道做事的目的,始终牢记目的不跑偏。
 
细分起来,这个问题包含三方面内容:(1)事情是如何确定的;(2)事情是根据什么确定的;(3)执行得如何。
 
“事情是如何确定的”主要指向的是确定一件事情的形式,以及个体在其中的心态。
 
比如事情是上面派下来的还是自己主动思考得出的?决定的时候是经过充分讨论还是一言堂?自己有没有认真听取别人的意见?心态是要将事情做好还是为了证明自己正确?
 
通过对这些事复盘,可以认清自己的品性,看自己是否心胸坦荡,能否接纳不同意见。
 
接着,就该复盘“事情是根据什么确定的”,它主要指向一件事情的逻辑。我们要看看当初支撑决定的论据是什么,现在还存不存在,有没有变化,从而决定是该继续坚持还是改弦易辙。
 
最后,要问的是执行得如何。这里最该关注的就是是否严格按计划去做了,出了哪些意外,有什么值得注意的新情况。复盘执行时,不要仅仅停留在找出原因和问题上,更要深入探讨如何解决、如何落实,这才是复盘所希望达成的结果。
 
3. 让我们再审视下思考的前提
 
最后,我们还要最后做一次对前提的复盘。这里最需要追问的就是做事情的动机,动机一定要纯粹,不能有私利在里面。
 
复盘的时候,要问的就是以上三个方面内容。这里有一个简单的工具可以起到大作用,那就是复盘清单。
 
清单可以避免复盘过程中的遗漏,列清单的过程,就是一个对复盘事件关键点的审视和思考过程,能帮助我们更好地厘清关键点。
 
此外,清单还可以让讨论变得更有成就感,每完成一个关键点的讨论,就完成了一个阶段性目标。清单也能够提醒我们注意进度和控制时间。
 
下面是一个在复盘时候可以用的清单框架:
 
现在情况如何:
现在做到什么程度?
当时定的目标是多少?
现在的结果和目标对比处于什么状态?
有没有当时没预计到的结果出现?
有没有当时预计过但实际没出现的情况?
……
 
当初是怎么决定的:
当初决定的时候,是大家达成共识的吗?
有没有听取其他人的意见?
有没有让其他人畅所欲言?
我们当时是如何确定执行目标的?
支撑我们当初设置目标的依据有变化吗?
执行过程是怎么样的?
是不是完全按照我们的计划执行的?
为什么XX部门没有参加?
为什么XX活动没有做?
我们做对了什么?
我们做错了什么?
还可以采取什么新的做法?
……
 
让我们再审视下思考的前提:
我们对事情的理解是对的吗?
我们的动机是符合事物本身规律的吗?
我们有没有想要搞什么公司政治?
成功的关键因素是什么?
失败的根源在哪里?
……
 
这个清单主要是作为参考,只要是围绕着三大核心内容,只要能真正解决问题,获得成长,每个人都可以按照自己熟悉的方式组织和寻找问题,也可以按照实际的需要只去进行部分内容的复盘。
 
 
团队复盘的步骤
 
 
内容有了,下面,我们就可以按照以下8个步骤,带领团队完成对上面内容的复盘。这8个步骤依次是:回顾目标,结果比对,叙述过程,自我剖析,众人设问,总结规律,案例佐证,以及复盘归档。
 
1. 回顾目标
 
目标是评判是否成功的标准,有质和量的属性。回顾目标时一定要强调量的属性,因为在强调量时,质的属性就包含在其中了。
 
回顾目标时,有一个简单有效的技巧就是将目标展现出来,明确地在某个地方写出来,在显眼的地方展示,保证复盘过程中时时回到目标,不会偏离方向。
 
2. 结果比对
 
比对结果可以看到希望和实际的差别。
 
结果和目标一致,说明达到了目标;结果超越目标,说明完成情况比目标更好;结果不如目标,说明完成情况差;结果中出现了目标中没有的项目,说明有新事物产生;目标中有的项目没出现在结果中,结果为0,说明根本没有行动,与行动了没有达到目标有本质差别。
 
结果比对不是为了发现差距,而是为了发现问题,然后提问疑问:为什么会有这样的差距。
 
3. 叙述过程
 
叙述过程要保证信息的客观,所以要“照本宣科”。
 
“照本宣科”在很多人看来是个贬义词,如果一个演讲者照本宣科,那是在说他的能力不行,但在复盘中,我们一定要忍受自己虚荣心的冲动,坚持照本宣科,保证信息不出错或者少出错。
 
4. 自我剖析
 
自我剖析的时候,可以按事情的完成过程进行阶段划分,再对每个阶段的具体工作按可控性程度划分,于是,在阶段和可控性之间就形成了一个表格
 
对于不同可控程度的事情,自我剖析时候问的问题如下:
 
可控的:是否尽量做到了最好?是否至少不低于计划的目标?
 
半可控的:是否自己可掌控的部分做好了?是否为别人完成的部分留出了空间?是否为别人完成工作提供了尽可能的帮助?
 
不可控的:是否提前跟别人沟通?有没有敦促?有没有随时了解事情进展?是否可能部分参与支持?
 
经过这样的自我剖析,我们可以对两个方面有基本认识:①自己没有尽力的事情是哪些? ②不可控的事情或者不可控部分中,自己出过力的地方是什么?无法着力的是什么?
 
然后,可以针对这些认识进行探讨,为什么会这样,可以怎么样,进而慢慢对事件有一个贴近本质和规律的看法。
 
5. 众人设问
 
众人设问可以让复盘突破事件本身的局限,突破个人的见识局限。设问的方法在前面设问人的部分已经有论述。
 
6. 总结规律
 
总结出来的规律,必须符合真相。怎样判断总结出来的规律是否到位呢?
 
我们可以问自己下面这些问题:
复盘结论的落脚点是否在偶发性的因素上?
 
如果不是,继续:
复盘结论是指向人还是事?
 
如果指向事,继续:
复盘结论的得出,是否有过3次以上的连续的why或者why not的追问?
 
7. 案例佐证
 
除了用上面的方法去验证规律外,还应该用其他案例或事情去进行佐证,进行交叉验证。这和在法律上的流程一样,审案时孤证不能算数,必须是证据链才能作为法官判案的证据。
 
8. 复盘归档
 
这样得出的结论是具有较高可信度的,有必要为其建立档案,形成有据可查的资料,让脑海中的知识以文本形式固化下来,方便传播和查阅。
 
归档让没有参与复盘的人也能掌握复盘得出的规律和观念,在工作中进行学习和参考,少走弯路。
 
得出结论并不是复盘的目的,复盘是为了对今后的实践进行指导,帮助我们在后面的工作中取得更好的成绩。
 
上面的这些方法,只是让复盘的结论更加可靠。我们还应该在今后的实践中进行应用,根据应用的情况不断修正提高,最终获得真知。
来源:华夏基石e洞察(ID:chnstonewx)
本文主要观点整理自《复盘》一书,作者董琛。

上一篇:成就商业领袖的8个要素       下一篇:完美解决信任危机,区块链中的信任红利