人力资源管理制度案例 

第一部分 综合管理制度部分

三、水木知行文件与档案管理制度——文件管理（一）

第一章  总   则
第一条 目的：
为规范公司文件与档案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各项工作的及时利用，特制订本制度。
第二条 原则：
公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。公司综合管理部是公司文件与档案的主管部门。
 第二章 文件管理
第三条 本制度所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。
第四条 公司本部的文件管理部门为综合管理部，凡涉及公司的文件均需由综合管理部统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的综合管理部，分公司无权直接对北方集团公司以外行文。
第五条 公司发文（包括以公司名义发文，以部门名义发文）：
第六条 文号管理：各部门发文必须先向综合管理部申请发文文号，发文文号规范如下：
以公司名义发文：北集字[    年]    号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；
以综合管理部名义发文：北集综字[    年]    号，此文号用于涉及综合管理部业务的发文；
以人力资源部名义发文：北集人字[    年]    号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文；
以财务部名义发文：北集财字[    年]    号，此文号用于涉及财务部业务的发文；
以设备管理部名义发文：北集设字[    年]    号，此文号用于涉及设备管理部业务的发文；
以经营管理部名义发文：北集经字[    年]    号，此文号用于涉及经营管理部业务的发文；
以技术质量部名义发文： 北集技字[    年]    号，此文号用于涉及技术质量部业务的发文；
以采购部名义发文：北集采字[    年]    号，此文号用于涉及采购部业务的发文；
北京水木知行人力资源管理咨询公司文号顺序以年为单位从01号开始，公司及各部门采用大排序的方式编号。
各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。
第七条  发文种类：
请示：请上级指示和批准。
报告：向上级机关汇报工作，反映情况。
指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
批复：答复请示事项。
通知：传达水木知行绩效管理咨询公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。
决定：对某些问题或者重大行动作出安排。
函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。
会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。
第八条  发文格式（采用A4号纸，横排）：
文件抬头： ××建设集团有限公司公司文件，红字。
文号：加黑宋体小四号字。
主送单位及标题：加黑宋体四号字。
正文：仿宋小四号字，1倍半行距。
单位印章：红色公司章。
日期：加黑宋体四号字，用大写。
抄报、抄送、存档：宋体四号字。
第九条  草拟公文应注意以下事项：
内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
反映情况要客观，实事求是。
文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第十条  发文程序：
发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到综合管理部申请文号，并填写发文登记表。
各部门发文前，首先由部门负责人及主管副总审核，后交需会签的部门，由会签部门负责人签字确认后，交总经理审批。
总经理审批后，由综合管理部负责盖章及形成正式文件下发。

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