人力资源管理制度案例 

第一部分 综合管理制度部分

三、水木知行文件与档案管理制度——文件管理（二）

第十一条  文件发送与签收程序
公司本部采用书面签收发式，综合管理部直接将文件交各部门负责人，由部门负责人在文件发文单上签收。
对公司在外分支机构的文件，以传真方式递送，各机构在文件发文单中签收。
第十二条  发文的判行权限：
以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。
加盖公司章的发文：应送呈总经理判行。
若因紧急事务，总经理不在的情况下，可由公司主管行政的副总经理代为判行，但须经总经理补签。
以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门负责人判行。
第十三条  传真发文管理：公司传真由相关部门负责，公司所有传真必须登记，未登记的传真，相关部门有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。
第十四条  公司收文由综合管理部负责，发往公司的各类文件均由综合管理部进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与综合管理部，由综合管理部登记。
公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。综合管理部文员将公文登记后，根据公文内容向各部门及有关领导分发。若文员不能判明，由综合管理部部长决定。文员须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，文员要立刻办理文件存档手续。
信函处理：指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回综合管理部依公文处理；指名部门部长以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回综合管理部依公文办理。
收文处理要点：
遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，综合管理部应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。
为利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就内容要点签拟办意见，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。
文件处理期限：
综合管理部文员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员；
急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则；
一般文件由部门部长指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则；
来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕；
计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限；
文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日；
签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。
第三章  档案管理
第十五条  综合管理部负责管理北京水木知行人力资源管理咨询公司的全部档案。各部门可设兼职档案管理员，负责管理各部门的档案。水木知行绩效管理咨询公司档案原则上均交由综合管理部负责保管。文件处理完成后，原稿由综合管理部归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务处理特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合管理部同意后妥为保存且以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交综合管理部保存。
第十六条  归档文件的建立：
各项目部由专人负责工程技术档案、征地拆迁协议、分承包合同、声像、照片等的立卷归档，并且按时移交档案室，不得由个人掌管；
设备管理部设专人负责各种机械设备完整档案（购置发票复印件、机械说明、图纸）的建立，并按期移交档案室；
财务部负责整理规定会计档案保管期限、编织凭证、财务报告页码，按期移交档案室；
文书档案、文书材料由综合管理部整理立卷，定期归档。
人事档案由人力资源部整理立卷，定期归档。

以上管理制度是水木知行绩效管理咨询公司研发成果，版权归水木知行所有，任何形式复制、转载使用请注明来自水木知行网站。

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